Tietoa meistä

Tietosuojaselosteet

REKISTERINPITÄJÄ

Lappica Oy (jäljempänä ”Lappica”)
Lapinkävijäntie 2, 96100 ROVANIEMI

Lappica Oy:n potilasrekisteri sekä yritysasiakasrekisteri ovat yhteiskäytössä Lappican ja siellä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden kesken, jotka toimivat joko työsuhteessa Lappicaan, itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palveluntuottajina.

TIETOSUOJASELOSTE POTILAALLE

Tämä tietosuojaseloste koskee Sinun henkilötietojesi käsittelyä silloin kun olet meillä henkilöasiakkaana ja/tai potilaana.

Käsittelemme tietojasi vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin

  • käsittely on tarpeen työnantajasi Lappican kanssa tekemän työterveyshuoltosopimuksen määrittämää työterveyshuoltoa koskevia tarkoituksia varten, työntekijän työkyvyn arvioimiseksi, lääketieteellisiä diagnooseja varten, terveyshuollon hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi
  • terveyshuollon palvelujen ja järjestelmien hallintoa lainsäädännön perusteella tai terveydenhuollon ammattilaisen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti
  • käsittely on tarpeen hyvinvointipalvelujen tarkoituksia varten
  • annettujen suostumusten perusteella palveluista informoinnin ja markkinoinnin tarkoituksiin
  • palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyä varten

Käsittelyn kohteena olevat henkilötietosi

  • Perustiedot
  • Suostumukset ja kiellot
  • Työnantajatiedot
  • Terveystiedot
  • Hyvinvointitiedot
  • Ajanvaraustiedot
  • Puhelu- ja chat-nauhoitteet
  • Laskutustiedot
  • Palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien tiedot
  • Terveystietojesi säilyttämisaika on Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) mukainen. Pääsääntöisesti säilytämme tietoja 12 vuotta kuolemasta tai ellei kuolemasta ole tietoa, niin 120 vuotta syntymästä.
  • Puhelu- ja Chat-nauhoitteesi: 3 kk
  • Palautteisiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta
  • Virallisiin selvityspyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään 12 vuotta
  • Vaaratapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta

Antamasi yhteisrekisterisuostumuksen perusteella Lappicassa sinua hoitavat terveydenhuollon ammattilaiset. Työterveyshuollossa sinun terveystietosi ovat kaikkien työterveyshuoltoon osallistuvien ammattilaisten käytettävissä.

Kelan Reseptikeskus

  • Sähköiset reseptisi tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoa kanta.fi.

Kanta Potilastiedon arkisto

  • Terveystietosi arkistoidaan Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) (”asiakastietolaki”) perusteella. Lisätietoa kanta.fi.

Lisäksi potilastietojasi voidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti:

  1. Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö
    • Sinun tutkimuksesi tai hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja sinun yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, antamasi suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti
  1. Vakuutusyhtiöt
    • Lakisääteiset liikenne- ja tapaturmavakuutukset tarpeelliset tiedot luovutetaan vakuutusyhtiölle ilman suostumusta (lain perusteella)
    • Vapaaehtoiset vakuutukset: tarpeelliset tiedot luovutetaan antamasi suostumuksen mukaisesti
  1. Viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus
    • Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa
    • Potilaan lähiomainen tai muu läheinen
    • Jos olet tajuttomana tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana voi sinun lähiomaisesi tai muu läheisesi saada tiedon sinusta ja terveydentilastasi, jollei ole syytä olettaa, että olisit kieltänyt näin menettelemästä
  1. Kuolleen henkilön tietojen luovuttaminen
    • Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin ollen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta.
  1. Tutkimuskäyttö
    • Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään
    • Muu terveystietojen tutkimuskäyttö edellyttää sinun suostumustasi

Henkilötietojasi ei käsitellä eikä luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.

Sinulta itseltäsi
Sinun ilmoittamat tiedot.

Hoitohenkilökunta
Tutkimuksesi ja hoitosi yhteydessä muodostuneet tiedot.

Työantaja
Lappican asiakkaana kuulut työnantajasi työterveyshuoltosopimuksen piiriin. Työnantajasi ilmoittaa Lappicaan perustietosi, työpaikan yhteystiedot sekä tietoja koskevat muutokset sovituin väliajoin.

Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö
Muista terveydenhuoltolaitoksista hankitut tiedot. Toimintayksiköltä annetun lähetteen perusteella tai ostopalvelusopimukseen perustuen laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi tiedot siitä, ketä on hoidettu, mitä toimenpiteitä tehty ja paljonko ne ovat maksaneet.

Muut tietolähteet
Vakuutusyhtiö tai työeläkeyhtiö.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Oikeus tietojen oikaisemiseen

  • Voit tehdä kirjallisen oikaisupyynnön Lappican toimipisteeseen

Oikeus tietojen poistamiseen

  • Itse ilmoittamat tietosi voidaan poistaa sinun pyyntösi perusteella
  • Muilta osin:
    Terveystietojen säilytysaika määräytyy STM:n asetuksen (asetus potilasasiakirjoista 298/2009) mukaan. Tiedot poistetaan säilytysajan umpeuduttua.
    Muut tiedot poistetaan säilytysaika kohdassa mainitun ajan umpeuduttua.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Sinulla on oikeus siihen, että Lappica rajoittaa käsittelyä, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rajoitus toteutetaan salaamalla potilastietosi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

  • Toinen terveydenhuollon toimija voi katsoa terveystietojasi Kanta-palveluiden kautta sinun itse antamien suostumusten ja kieltojen mukaisesti. Suostumuksia ja kieltoja voit ylläpitää Omakanta-palvelun kautta (kanta.fi).

Suostumuksen peruuttaminen

  • Silloin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voit peruttaa pyytämällä peruutusta Lappican toimipisteen asiakaspalvelusta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
  • Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka

Lappica käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Lappica valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös alihankkijoiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

TIETOSUOJAVASTAAVA

Tietosuojavastaava email. tietosuoja@lappica.fi

POTILASASIAMIES

Lappica Oy:n potilasasiamiehenä toimii
Merikratos Oy
Seppo Niskanen
e-mail: seppo.niskanen@merikratos.fi
puhelin: 010 830 5124

Potilasasiamiehen tehtävänä on

  • neuvoa ja tarvittaessa avustaa potilaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa mm. muistutuksen ja/tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä
  • tiedottaa potilaan oikeuksista sekä toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi

TIETOSUOJASELOSTE YRITYSASIAKKAALLE

Tämä tietosuojaseloste koskee Yrityksenne tietojen käsittelyä silloin kun Yrityksenne on Lappica Oy:n työterveysasiakkaana

Lappica Oy:n yritysasiakasrekisterissä ylläpidetään olemassa olevien yritys- ja organisaatioasiakkaiden ja niiden sopimusyhteyshenkilöiden sekä muiden kontaktihenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu sekä yritysasiakkaan sopimus- ja muiden kontaktihenkilöiden tietojen ylläpito
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
  • Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Lappican liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
  • Myynnin, markkinoinnin ja viestinnän hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta

Käsittelyn kohteena olevat henkilötietosi

  • Nimi, tehtävänimike ja yhteystiedot
  • Vastuukuvaus
  • Sopimusyhteyshenkilön rooli yrityksessä

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin olet yritysasiakkaamme yhteyshenkilönä. Teemme henkilötietojen poistoajon vuosittain.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille työterveyshuollon palveluntuottajille tilanteissa, joissa työterveyspalveluita tuotetaan tai hankitaan alihankintasopimuksen perusteella. Ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Lappican lukuun.

Yritysasiakasrekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Henkilötietoja ei luovuteta eikä käsitellä EU-alueen ulkopuolelle

Lappica Oy:n yritys- ja organisaatioasiakkaiden yhteyshenkilötiedot päivitetään Lappican sopimustietokantaan joko sopimusyhteyshenkilön tai henkilön itsensä tekemän ilmoituksen perusteella.

Silloin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Pyynnön voit lähettää sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@lappica.fi.

Sinulla on oikeus pyytää sinua koskevia henkilötietoja sekä sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt voi osoittaa sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@lappica.fi

Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Lappica Oy käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Lappica valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.